背景と課題

地域企業向けのデジタル支援を行う我々は、車両に関する膨大な取扱説明書の管理と検索負担の解消を目的としたシステムを導入しました。従来、取扱説明書や整備解説書は紙媒体やPDFとして保管されており、必要な情報を検索するために担当者が逐一対応しなければなりませんでした。特に、問い合わせに対応する際、該当情報を見つけるまでの手間が大きく、業務の効率化が求められていました。

解決策

この課題に対応するため、車両取扱説明書管理システムを構築しました。本システムは、取扱説明書とアラートランプ情報をデータベース化し、社員が必要な情報を迅速に検索・取得できる環境を提供するものです。また、データベースを活用することで業務負担を軽減し、よりスムーズな顧客対応が実現できるようになりました。

導入システムの概要

以下の主なシステム機能を搭載し、車両取扱情報の一元管理を可能にしました。

• 取扱説明書データベース: 車両ごとの取扱説明書をデータベース化し、迅速な検索・表示が可能です。
• アラートランプ検索システム: アラートランプの情報をデータベースに登録し、選択したアラートランプに関連する情報を即座に表示します。
• 整備情報検索: 整備コードを入力することで、車両の整備解説書から関連情報を引き出せるようにしました。
• 不具合情報検索システム: 過去の不具合情報を一覧表示し、迅速な参照が可能です。

システム構成と主要機能

取扱説明書検索機能

取扱説明書は車両の年式や車種ごとにデータベース化され、各ユーザーがPDF形式で閲覧できます。検索機能を活用することで、膨大な情報から必要な項目をすぐに見つけられるため、担当者が個別の問い合わせ対応にかかる時間を大幅に短縮できます。

アラートランプ検索機能

車両に搭載されている各種アラートランプについてもデータベース化し、選択したアラートランプの情報が簡潔に表示されます。アラートランプの詳細情報には注意点や対応策が記載されており、担当者が迅速に適切な対処方法を案内できるようになっています。

整備情報検索

整備において重要な整備情報を入力すると、該当車種・年式に合わせた整備解説情報が表示されます。これは、マスタページで登録された情報に基づいており、データベースにより整備内容の正確な管理が可能です。

導入から運用サポートまでの流れ

システムの導入に際しては、現場での使用に適応するための研修を行い、システムの利用方法を徹底して指導しました。特に取扱説明書マスタやアラートランプ情報の更新・管理方法については、実際の業務に即した実例を用いたトレーニングを実施し、社員が効率よく操作できるようサポートを行いました。

導入後も定期的なフォローアップを行い、システムの運用状況や改善点について担当者と密に連携し、アップデートを行うことで、常に最新の情報が正確に管理・活用される環境を維持しています。

システム運用における管理方法

システムに登録されている取扱説明書や不具合情報などのデータは、定期的な更新が求められます。担当者は、以下の手順に従い、必要な情報の追加・修正を行うことで、常に最新の情報を提供できる体制を整えています。

• 取扱説明書の追加: 新しい車種や年式の取扱説明書をデータベースに登録し、全社員がアクセス可能な状態にします。
• アラートランプ情報の更新: 新しいアラートや不具合が発生した場合、即座にデータベースを更新し、適切な対応ができるようにしています。

結果と効果

本システムの導入により、取扱説明書やアラートランプ情報の検索にかかる時間が短縮され、業務負担の軽減が実現しました。担当者は、問い合わせに対して迅速に対応できるようになり、顧客満足度の向上にもつながっています。