背景
地域DX推進支援サービスを展開する我々は、企業が効率的に業務を行うためのデジタルツールを導入・サポートする取り組みを続けています。地域に根差した企業では、紙や電話を使った業務管理が一般的であり、特に勤怠管理やタスク管理といった日常的な業務において、システム化されていないために多くの時間と手間がかかる状況が多く見られました。
課題と解決策
導入前は、紙ベースや電話を用いた勤怠・タスク管理が主流で、情報が分散しがちでリアルタイムな把握が困難な状況にありました。このような背景から、勤怠管理、タスク管理の基幹システム化が求められました。我々は、これに応える形で、ログインユーザー全体でのタスク・勤怠状況の一元的な可視化が可能な社内タスク管理システムを提供しました。
システムの構成と機能
導入システムの概要
導入したシステムには、以下の機能が搭載されており、さまざまな業務を効率的に管理できるようになっています。
- 勤怠管理システム: 出勤・退勤、休暇申請などの勤怠情報をリアルタイムに入力でき、タイムカード機能で集約された情報を確認・管理します。
- タスク管理システム: 顧客ごとのタスク管理を事前に登録し、個別の進捗を確認できるようにすることで、業務の透明性と効率を向上させます。
- ファイル管理システム: タスクに紐づいたファイルを一元管理し、必要に応じてファイルの登録・編集が可能です。
- 顧客管理システム: 顧客情報の登録と更新を行い、タスク管理と連動させて業務をスムーズに運営できるようになっています。
- 経費管理システム: 経費や交通費の情報を登録し、管理できる機能も加え、コストの透明性と効率的な経費管理を実現しました。
主要機能の紹介
カレンダー機能
カレンダー機能は、個人やチーム全体のタスクやスケジュールを視覚的に管理できるようにする重要なツールです。タスクやスケジュールを月間・週間・日間で表示し、担当者が自分の業務を的確に把握できるだけでなく、管理者も全体の進捗を一目で確認できるようにしています。
タスク管理機能
この機能では、タスクの進捗や完了状況を管理するだけでなく、カレンダーやファイルと連携し、進行中の業務の透明性を確保します。例えば、点検業務に関しては、月次点検や年次点検に分けてタスクを事前登録し、システムに自動的に反映されるようになっています。特にメインユーザーのみがタスクを変更・削除できる仕様とすることで、情報の信頼性を担保しています。
顧客管理機能
顧客に関する情報を一元管理し、各タスクが適切に顧客とリンクされることで、業務効率を向上させます。顧客管理はタスク管理と密接に関連しており、情報の更新や新規顧客の追加はシステム管理者により行われるため、正確な情報提供が可能です。
タイムカード管理機能
タイムカード機能では、出勤・退勤、休憩時間の記録がシステム上で管理され、運営者がリアルタイムで勤怠情報を把握できます。さらに、タスクごとに日報入力が求められるため、勤怠と業務内容の一貫性が確保されます。
導入から運用サポートまでの流れ
システムの構築だけでなく、導入後のサポートにも力を入れております。システム導入後のセミナーを実施し、各機能の使い方や操作方法を丁寧に指導することで、スムーズな運用開始を実現しました。さらに、1年かけてシステムの運用を推進し、定期的なフォローアップを行いながら、運営者とともに改善提案を進め、利用者の要望に基づいてシステムのアップデートを行っています。
地域DX推進サービスの一環としての社内システム導入支援
今回の導入事例は、地域企業がデジタル化の恩恵を享受し、業務効率化と管理の簡素化を実現するための具体的なステップを示すものです。我々は、地域の企業がDXの第一歩を踏み出すために、システム構築から導入、そして継続的なサポートに至るまで、伴走型の支援を提供しています。今後も企業が抱える課題をシステムで解決し、さらなるDXの推進に貢献していきます。